1. Identiteit van de verwerkingsverantwoordelijke
| Veld | Waarde |
|---|---|
| Naam | Thomas Saldi |
| Adres | Rue Lescours 19E, 4653 Bolland, België |
| E-mailadres voor AVG-vragen | privacy@meetingfriends.be |
| Land | België |
| Toezichthoudende autoriteit | Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) — www.gegevensbeschermingsautoriteit.be |
2. Verzamelde gegevens en doeleinden
We zorgen ervoor dat de verwerkte gegevens toereikend, ter zake dienend en beperkt zijn tot wat noodzakelijk is voor de hieronder beschreven doeleinden (beginsel van minimale gegevensverwerking, art. 5(1)(c) AVG).
2.1 Gegevens verzameld bij de registratie
| Gegeven | Doel & rechtsgrond |
|---|---|
| E-mailadres | Identificatie van het account — Uitvoering van de overeenkomst (art. 6(1)(b)) |
| Voornaam / gebruikersnaam | Weergave in de groepen — Uitvoering van de overeenkomst (art. 6(1)(b)) |
| Profielfoto (optioneel) | Personalisatie — Toestemming (art. 6(1)(a)) |
| Unieke identificatiecode (UUID) | Technische werking van de dienst — Gerechtvaardigd belang (art. 6(1)(f)) |
2.2 Agendagegevens (optionele functie)
Wanneer je een agenda koppelt (Google Calendar, Microsoft Outlook of iCloud via CalDAV), verwerkt MeetingFriends de informatie die nodig is om de beschikbaarheden te berekenen. De toegang hangt af van de aanbieder en van de functie die je kiest te gebruiken.
| Gegeven | Details |
|---|---|
| Berekening van de beschikbaarheden | Google Calendar levert de vrije en bezette periodes, via de toestemming calendar.freebusy. Microsoft Outlook levert het begin, het einde en de beschikbaarheidsstatus. Voor een gedeelde beschikbaarheidszoekopdracht met iCloud via CalDAV ontvangt de server de afspraken tijdelijk, om er de nuttige tijdvakken en status uit te halen. |
| Lijst van je agenda’s | Voor Google Calendar geeft de toestemming calendar.calendarlist.readonly de lijst van je agenda’s: hun identificatiecode, hun naam, jouw rol in elke agenda en de hoofdagenda. MeetingFriends toont die lijst zodat je kunt kiezen welke agenda’s meetellen voor je beschikbaarheden en in welke agenda je afspraken worden toegevoegd; deze lijst geeft toegang tot geen enkele afspraak. Ze wordt bewaard bij je account en samen ermee verwijderd: de agenda ontkoppelen wist de toegangsrechten tot Google, maar niet deze lijst. |
| Inhoud van bestaande afspraken | MeetingFriends vraagt noch gebruikt de titel, de locatie, de deelnemers, de beschrijving of de bijlagen van je bestaande Google- of Outlook-afspraken. Het iCloud CalDAV-protocol kan volledige afspraken naar de server sturen; de andere ontvangen velden worden door MeetingFriends niet gebruikt en niet bewaard. |
| Toevoegen aan Google Calendar | Na een afzonderlijke toestemming van Google, gevraagd op het moment zelf (calendar.events.owned), kan MeetingFriends in je Google-hoofdagenda een kopie maken van een MeetingFriends-afspraak, met de titel, de beschrijving, de locatie als die er is, het begin, het einde en een interne link naar de afspraak. Volgens je voorkeur kunnen volgende toevoegingen automatisch gebeuren; wijzigingen en verwijderingen van die kopieën kunnen daarna worden gesynchroniseerd. Technisch laat de toestemming toe afspraken te bekijken, aan te maken, te wijzigen en te verwijderen in de Google-agenda’s waarvan je eigenaar bent. MeetingFriends gebruikt ze alleen om zijn eigen kopieën aan te maken, bij te werken of te verwijderen; de code gebruikt ze niet om je andere afspraken te bekijken. |
| Bewaartermijn van de beschikbaarheden | De inhoud van bestaande afspraken wordt niet bewaard om de beschikbaarheden te berekenen. Het gedetailleerde resultaat van een groepszoekopdracht — voorgestelde tijdvakken, leden met een conflict en de bijbehorende bezette periodes — wordt tijdelijk bewaard, zodat dezelfde zoekopdracht opnieuw kan worden uitgevoerd zonder nieuwe berekening of dubbele aanrekening. Het wordt uiterlijk 24 uur na de zoekopdracht gewist, of eerder bij het begin van het eerste voorgestelde tijdvak. Daarna kan een minimaal technisch spoor overblijven voor de idempotentie en de opvolging van het krediet, zonder inhoud van afspraken. |
| Rechtsgrond | Voorafgaande uitdrukkelijke toestemming (art. 6(1)(a) AVG) |
| Intrekking | Op elk moment via de instellingen van de app of je Google-/Microsoft-/Apple-account |
Belangrijk: Een agenda koppelen is optioneel en de app werkt ook zonder. Met het gratis aanbod kun je momenteel in totaal één agenda-account koppelen. Met het Premium-abonnement kun je momenteel Google, Apple en Outlook koppelen.
Gegevens ontvangen van Google-API’s: het gebruik en de overdracht naar een andere app van informatie die van Google-API’s wordt ontvangen, voldoen aan de Google API Services User Data Policy, met inbegrip van de vereisten inzake beperkt gebruik (“Limited Use”). MeetingFriends gebruikt deze informatie uitsluitend voor de hierboven beschreven functies: je beschikbaarheden berekenen en, in je Google-agenda, de kopieën van je MeetingFriends-afspraken beheren. Ze wordt niet gebruikt voor reclame, niet doorverkocht en niet gebruikt om modellen voor artificiële intelligentie te trainen. Ze wordt alleen aan derden doorgegeven voor zover nodig voor deze functies, voor de beveiliging of om de wet na te leven, en niemand leest ze, behalve met je akkoord, voor de beveiliging of om de wet na te leven.
2.3 Technische gegevens
| Gegeven | Doel & rechtsgrond |
|---|---|
| Inloggegevens voor de agenda’s | Versleutelde OAuth-tokens en, voor iCloud/CalDAV, de Apple ID en een app-specifiek wachtwoord, dat laatste versleuteld in rust — de agenda’s gekoppeld houden — Uitvoering van de overeenkomst (art. 6(1)(b)) |
| Technische identificatiecodes voor de agendasynchronisatie | Aanmaken, bijwerken en verwijderen van de kopieën van MeetingFriends-afspraken die aan de Google-agenda zijn toegevoegd — Uitvoering van de overeenkomst (art. 6(1)(b)) |
| Diagnosegegevens en pseudonieme identificatiecodes (Sentry) | Fouten opsporen en verhelpen — Gerechtvaardigd belang (art. 6(1)(f)) |
| Sessie-identificatiecode | Beveiliging en authenticatie — Gerechtvaardigd belang (art. 6(1)(f)) |
| Verzoeken en technische logbestanden van de website | IP-adres, browserinformatie en technische gegevens die Vercel nodig heeft om de website te hosten, te beveiligen en te diagnosticeren — Gerechtvaardigd belang (art. 6(1)(f)) |
| Gegevens over het websitebezoek (Vercel Web Analytics) | Pad van de bekeken pagina’s zonder parameters of fragmenten, dynamische route, verwijzer, geschatte geografische herkomst, type toestel, besturingssysteem, browser, tijdstip van de gebeurtenis en versie van het meetscript. Deze gegevens worden alleen na toestemming verstuurd, om de website te meten en te verbeteren — Toestemming (art. 6(1)(a)) |
| Abonnements- en transactiegegevens | Gebruikers-ID, product, winkel, status en tijdstippen, verwerkt via de App Store, de Play Store en RevenueCat om de Premium-abonnementen te beheren — Uitvoering van de overeenkomst (art. 6(1)(b)) |
Sentry: Het standaard verzenden van persoonsgegevens is uitgeschakeld (sendDefaultPii: false) en bepaalde geheimen worden vóór verzending verwijderd. De rapporten kunnen toch technische gegevens en pseudonieme identificatiecodes bevatten die nodig zijn voor de diagnose.
iCloud/CalDAV: Een app-specifiek wachtwoord van Apple geeft technisch toegang tot de iCloud-diensten Mail, Contacten en Agenda en kan niet tot de agenda alleen worden beperkt. MeetingFriends gebruikt uitsluitend de CalDAV-toegang tot de agenda en heeft geen toegang tot Mail of Contacten. Je kunt dit wachtwoord op elk moment intrekken via je Apple-account.
2.4 Wachtlijst
Vóór de publieke lancering van de app kun je je inschrijven op de wachtlijst van meetingfriends.app om te horen wanneer de app beschikbaar is.
| Informatie | Details |
|---|---|
| Verzamelde gegevens | Je e-mailadres, omgezet naar kleine letters en zonder spaties, en de volgende technische kenmerken: datum en tijdstip van inschrijving, door de server vastgelegd in ISO UTC-formaat (SIGNUP_AT), taal van het formulier (LOCALE), bron vastgelegd op meetingfriends.app (SOURCE) en versie van het beleid dat gold bij de inschrijving (LEGAL_VERSION). |
| Doel | Je verwittigen van de lancering van de MeetingFriends-app. |
| Rechtsgrond | Je toestemming (art. 6(1)(a) AVG), verkregen wanneer je het wachtlijstformulier vrijwillig verstuurt. |
| Verwerker | Brevo (zie sectie 4), gebruikt om de lijst te bewaren en de informatie over de lancering te versturen. |
| Bewaartermijn | Tot je van de lancering op de hoogte bent gebracht, of tot je je toestemming intrekt als dat eerder gebeurt. De gegevens worden daarna van de wachtlijst verwijderd. |
| Uitschrijven | Je kunt je toestemming op elk moment intrekken via de uitschrijflink in elke e-mail of door te schrijven naar privacy@meetingfriends.be. |
3. Gegevens over minderjarigen
Wanneer de verwerking gebaseerd is op toestemming in het kader van een onlinedienst die rechtstreeks aan een kind wordt aangeboden, geldt in België een leeftijdsgrens van 13 jaar:
- Personen jonger dan 13 jaar moeten de toestemming verkrijgen van iemand die de ouderlijke verantwoordelijkheid draagt, voor verwerkingen die op hun toestemming gebaseerd zijn.
- We verzamelen niet bewust, bij een kind jonger dan 13 jaar, gegevens voor een verwerking die op zijn toestemming gebaseerd is zonder de toestemming van iemand die de ouderlijke verantwoordelijkheid draagt. Als we vernemen dat zo’n verwerking zonder die toestemming heeft plaatsgevonden, verwijderen we die gegevens zo snel mogelijk.
- Ben je ouder of voogd en stel je vast dat je kind een account heeft aangemaakt, neem dan contact met ons op via privacy@meetingfriends.be.
4. Ontvangers van de gegevens en dienstverleners
| Dienstverlener of dienst | Rol | Locatie en mogelijke doorgiften |
|---|---|---|
| Supabase | Database, authenticatie, opslag | Afhankelijk van de ingestelde regio van het project en de verwerkers van de dienst; sommige verwerkingen kunnen buiten de EER plaatsvinden |
| Render | Hosting van de backendserver | Afhankelijk van de ingestelde regio van de dienst; sommige verwerkingen van de dienstverlener kunnen buiten de EER plaatsvinden |
| Google (Calendar API) | Berekening van de beschikbaarheden en synchronisatie van MeetingFriends-afspraken (indien toegestaan) | Verwerkingen kunnen buiten de EER plaatsvinden |
| Microsoft (Graph API) | Berekening van de Outlook-beschikbaarheden (indien gekoppeld) | Verwerkingen kunnen buiten de EER plaatsvinden |
| Apple (iCloud/CalDAV) | Berekening van de gedeelde beschikbaarheden (indien gekoppeld) | Uitwisselingen tussen de MeetingFriends-server en de servers van Apple; verwerkingen kunnen buiten de EER plaatsvinden |
| Sentry | Foutopvolging | Dienstverlener gevestigd in de Verenigde Staten |
| RevenueCat | Technisch beheer van abonnementen en transacties | Dienstverlener gevestigd in de Verenigde Staten |
| Brevo (Sendinblue) | Verzending van de transactionele e-mails van de app en actief beheer van de wachtlijst van de website | Gegevens gehost in de Europese Unie |
| Vercel | Hosting van de website, verwerking van webverzoeken en, alleen na toestemming, geaggregeerde meting van het websitebezoek via Vercel Web Analytics | Belangrijkste verwerkingsfaciliteiten in de Verenigde Staten; doorgiften geregeld volgens het toepasselijke aanbod en de toepasselijke verwerkersovereenkomst (DPA) |
| Apple App Store | Distributie en betalingen op iOS | Verwerkingen kunnen buiten de EER plaatsvinden |
| Google Play Store | Distributie en betalingen op Android | Verwerkingen kunnen buiten de EER plaatsvinden |
Doorgiften buiten de EER: Wanneer een verwerking buiten de Europese Economische Ruimte plaatsvindt, zorgen we ervoor dat ze steunt op een adequaatheidsbesluit of op passende waarborgen, zoals de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie, overeenkomstig hoofdstuk V van de AVG.
5. Bewaartermijn
| Categorie van gegevens | Bewaartermijn |
|---|---|
| Accountgegevens (e-mail, profiel) | Tot het account wordt verwijderd, onder voorbehoud van de back-uptermijnen en de toepasselijke wettelijke verplichtingen |
| Inloggegevens voor de agenda’s | Tot het account wordt verwijderd; bij ontkoppeling of wanneer een intrekking wordt vastgesteld, wordt de koppeling gedeactiveerd en niet meer gebruikt |
| Beschikbaarheidsgegevens (agenda’s) | De inhoud van afspraken wordt niet bewaard. Het gedetailleerde resultaat van een groepszoekopdracht wordt maximaal 24 uur bewaard, of tot het begin van het eerste voorgestelde tijdvak als dat eerder valt, waarna de details worden gewist. Een minimaal technisch spoor kan worden bewaard voor de idempotentie en de opvolging van het gebruikte krediet. |
| Technische identificatiecodes voor de agendasynchronisatie | Tot de MeetingFriends-afspraak of het account wordt verwijderd; een technisch spoor van de verwijdering kan tot dan worden bewaard om dubbels te vermijden |
| Foutenlogboeken (Sentry) | Gedurende de termijn die in de configuratie van Sentry is ingesteld, beperkt tot wat nodig is voor de diagnose |
| E-mailadres en kenmerken van de wachtlijst | Tot je over de lancering bent geïnformeerd, of tot de intrekking van je toestemming als die eerder plaatsvindt, waarna ze van de wachtlijst worden verwijderd |
| Abonnementsmetadata van MeetingFriends | Tot het account wordt verwijderd; de winkels en RevenueCat passen hun eigen verplichtingen en bewaartermijnen toe |
| Gegevens van Vercel Web Analytics | Geen analytische cookie. De hash die bezoekers van elkaar onderscheidt, wordt elke dag vernieuwd en de bijbehorende sessie wordt na 24 uur verwijderd. De geaggregeerde statistieken blijven beschikbaar volgens het rapportagevenster en de bewaarregels van het toepasselijke Vercel-abonnement. |
6. Je rechten
Overeenkomstig de AVG (artikelen 15 tot 22) heb je de volgende rechten: inzage (art. 15), rectificatie (art. 16), wissing (art. 17), beperking van de verwerking (art. 18), overdraagbaarheid (art. 20), bezwaar (art. 21) en het op elk moment intrekken van je toestemming.
Om je rechten uit te oefenen, neem je contact met ons op via: privacy@meetingfriends.be. We antwoorden binnen een maand (te verlengen met twee maanden bij een complex verzoek). Het uitoefenen van deze rechten is gratis. We kunnen je vragen je identiteit te bevestigen.
6.1 Recht om een klacht in te dienen
Als je vindt dat de verwerking van je gegevens de AVG schendt, heb je het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA): www.gegevensbeschermingsautoriteit.be — contact@apd-gba.be — +32 2 274 48 00.
7. Beveiliging van de gegevens
- Versleuteling van gegevens tijdens de overdracht via HTTPS/TLS
- Versleuteling op applicatieniveau met AES-256-GCM voor de opgeslagen agendageheimen
- Beveiligde authenticatie via Supabase Auth
- Foutopvolging via Sentry, met het verzenden van persoonsgegevens standaard uitgeschakeld en een ingestelde filtering van bepaalde geheimen
7.1 Datalek: bij een inbreuk die waarschijnlijk een hoog risico inhoudt voor je rechten en vrijheden, brengen we je zo snel mogelijk op de hoogte. Een inbreuk wordt zo snel mogelijk en, indien mogelijk, binnen 72 uur gemeld aan de GBA, tenzij het niet waarschijnlijk is dat ze een risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen (art. 33 en 34 AVG).
8. Wijzigingen van het beleid
Bij een wezenlijke wijziging informeren we je op een passende manier voordat ze van kracht wordt, wanneer de regelgeving dat vereist.
9. Contact
privacy@meetingfriends.be — Laatst bijgewerkt: 24/10/2026